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La nostra esperienza nell’implementazione ed avviamento di sistemi informativi gestionali ERP ci ha guidato nella formulazione di un preciso metodo di lavoro che prevede lo sviluppo di una sinergia tra il nostro team e il cliente. L’avviamento di sistemi informativi gestionali comprende la messa a punto sia della metodologia di gestione che di un piano di avviamento dettagliato per l’attuazione del sistema e delle sue componenti funzionali.

Il nostro metodo permette di pianificare con puntualità tutte le fasi e sotto-fasi di implementazione del sistema, verificandone in modo formale lo stato di avanzamento, in qualsiasi momento. Questo garantisce un migliore avvio delle attività e comporta benefici concreti tra cui:

  • Articolazione formale e dettagliata di tutte le fasi per identificare e gestire le potenziali criticità
  • Contenimento e monitoraggio dei tempi, con costante controllo dello scostamento tra piano di avviamento e work in progress
  • Aggiornamento costante sul progresso dell’implementazione
  • Identificazione e allocazione di risorse umane e strumentali necessarie

Il primo step consiste nella stesura di un piano di lavoro dettagliato e delle modalità operative finalizzate al controllo dello stato di avanzamento dei lavori. In questa fase vengono individuate le risorse necessarie, quelle che saranno impegnate in tutti gli step del progetto, dalla fase di implementazione a quella di avviamento ed utilizzo.

Il nostro piano di lavoro. In quattro semplici macrofasi.

Kick Off - Definizione ed organizzazione del progetto

In questa prima fase vengono definiti i gruppi di lavoro e a ciascuna persona viene assegnato il ruolo principale e le responsabilità ad esso associate. Si procede poi con l’elaborazione di una timeline di progetto e con l’approntamento degli strumenti operativi dedicati e dei supporti operativi necessari.

Mappatura fabbisogni e disegno funzionale

La seconda fase inizia con uno studio ed un’analisi puntuale dei fabbisogni gestionali, che prevede anche la partecipazione dei Key Users aziendali. Le esigenze specifiche vengono espresse secondo obiettivi misurabili, con cui valutare il successo e i risultati raggiunti ad implementazione eseguita. Si procede poi con il disegno strutturale del nuovo sistema, la scomposizione per aree funzionali e l’individuazione delle relazioni con gli altri sistemi aziendali. Per ciascuna area vengono definiti obiettivi operativi e componenti funzionali. Si conclude con la definizione dell’insieme dei dati da riprendere e del piano di avviamento operativo, con la determinazione delle grandi operazioni di parametrizzazione ed infine l’analisi delle loro conseguenze. Nel caso in cui dalla mappatura dei fabbisogni emerga un’esigenza non soddisfatta dalla configurazione standard, possono essere proposte in seguito soluzioni specifiche.

Parametrizzazione

In questo step si procede con l’installazione del software sull’architettura hardware iniziale. Sui server del cliente viene installato il software BusinessCube, e si prosegue con l’esecuzione di:

  • test di una postazione operativa in modalità client/server, con web in connessione locale e connessione di rete;
  • test di stampa su stampante centrale;
  • configurazione della base SQL Server;
  • verifica della connessione di tele-assistenza;
  • formazione su attività di installazione e manutenzione base dell’ambiente.

Si continua poi con la costruzione del “prototipo”, l’ambiente che si ottiene dall’installazione del prodotto standard e si sviluppa nelle fasi operative del progetto: parametrizzazione e il recupero delle informazioni dal Sistema precedente, con eventuali personalizzazioni ed interfacce. L’insieme di queste attività consiste nella realizzazione di un setup del sistema ERP mediante parametrizzazione, che corrisponde a tutte le esigenze emerse durante la precedente fase: “Mappatura dei fabbisogni funzionali e disegno funzionale”. Sull’ambiente “prototipo” sarà caricato un sottoinsieme con i dati più significativi, per ottenere un sistema su cui è possibile lavorare direttamente.
Si conclude con la formazione dei key-users all’utilizzo del sistema e con la configurazione delle regole secondo cui ciascun utente potrà avere accesso al sistema.

Go Live e affiancamento

L’ultima fase del metodo prevede l’affiancamento del cliente real time sia durante l’avvio che nel successivo utilizzo del sistema: garantiamo supporto agli utenti, offrendo la consulenza necessaria ad un corretto e più semplice utilizzo della nuova piattaforma gestionale.